Excellent Office

„Praxisbuch für modernes Informations- und Büromanagement“, damit zugleich eine wichtige Grundlage für das Bewältigen des Alltags eines Büros für selbstständig-freiberufliche Trainer, Berater, Coaches als „Einzelkämpfer“ wie auch Anregung für all jene Weiterbildner, die mit den vielfältigen Themen dieses komplexen Gebietes unterwegs sind. Natürlich zugleich ein Handbuch für alle, die als Funktion ein Sekretariat bedienen respektive als „Assistenz“ im Einsatz sind. Dies definieren die Herausgeberinnen als mithilfe ihres Buches erreichbare Ziele (siehe Umschlag):

• Produktivität – nach Wirtschaftlichkeit streben
• Sinn – sich mit dem eigenen Tun identifizieren
• Spaß – kreative Freiräume schaffen
• Nachhaltigkeit – das eigene Tun kontinuierlich überprüfen
• Transparenz – Wissen und Erfahren weitergeben.

Ein weites Feld? Folgende Struktur finden Sie in dem fast 400-seitigen Werk:

Teil I: Zeitmanagement
(Des einen Lust, des anderen Last … Selbstmanagement / Grundlegende Organisationsprinzipien / Machen – letzte Zielkontrolle und los!)
Teil II: Projekt- und Informationsmanagement
(Projektmanagement – jenseits des Tagesgeschäfts und doch mittendrin / Vieles steht und fällt mit den Menschen / Umgang mit Fehlern … / Die Office-Infothek … / Informationsmanagement und Excellent Office)
Teil II: Technisch fit mit Outlook
(Was verbindet …? / Standardsteinstellungen … / … Arbeit erleichtern und strukturieren / Postein- und -ausgang optimal …/ Kontakte …)
Teil IV: Foliengestaltung: Wie aus ein paar Stichworten eine gute Präsentation wird
(Grundlagen / Vorbereitung / Stoffsammlung / Ausarbeitung / Gestaltung / Präsentation)
Teil V: Kommunikation und Konfliktlösung
(Grundsätzliches … / Konflikte im Assistenzalltag / Sieben schwierige Situationen …)
Teil VI: Zielorientiertes Networking (… So werden Sie zum Networking-Profi)
Teil VII: Betriebswirtschaftslehre
(Einführung … / Das interne Rechnungswesen … / Controlling / Kennzahlen und …-analyse).

Sie finden zahlreiche Checklisten und vielerlei Arbeitshilfen, Do´s und Dont´s – und eine Menge hilfreiche Anregungen, siehe etwa „Das 8-minütige Meeting“ für die Assistenz mit dem Chef, sich grundlegend zu organisieren, abzustimmen und so das Tandem aufrecht zu erhalten: Eine Metapher, die für viele Zweier-Teams zutrifft. Meine Empfehlung übrigens: Suchen Sie sich die Ihre, die zu den Rollen passt, die Chef und Assistenz in dieser individuellen Zusammenarbeit ausfüllen – und einigen Sie sich zusammen auf eben dieses assoziative Bild! Wer als Trainer anregen will, baue eine solche Sequenz unbedingt ein. (Hilfreich dabei kann etwa der beltz-Band von Regina Mahlmann sein, zu Metaphern.)

Meine Empfehlung: „Excellent Office“ einmal komplett durchlesen, schon mal anmerken, was Ihnen auffällt (Eselsohren, Post-Ist & Co.), dann jeweils auf Details zurück greifen – in Ihrem Hand- wie Arbeitsbuch!

Hanspeter Reiter