Elektronische Rechnung

Beitrag von Erna Theresia Schäfer 29.11.2011 Kategorie(n): Allgemein Keine Kommentare

(WKr) Neuregelegung rückwirkend gültig ab 1. Juli 2011Verpflichtung zur qualifizierten digitalen Signatur entfällt

Elektronische Rechnung
Zunächst: Wer als Unternehmer keine elektronische Rechnung akzeptieren will, braucht dies auch nicht zu tun. Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers auch elektronisch übermittelt werden. Diese Zustimmung muss allerdings nicht ausdrücklich erteilt werden, auch Duldung kann als Zustimmung ausgelegt werden. 

Verfahren für die elektronische Übermittlung von Rechnungen

• per E-Mail mit PDF-Anhang,
• per Computer-Telefax oder Fax-Server,
• per Web-Download oder
• im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI)

Wird eine Rechnung an Standard-Faxgeräte übertragen, gilt der Fax-Ausdruck nun grundsätzlich als Papierrechnung.

Anerkennung von elektronischen Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke
Papier- und elektronische Rechnungen sollen umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt werden, wenn

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung
• die Unversehrtheit ihres Inhaltes und
• die Lesbarkeit der Rechnung (Aufbewahrungszeitraum 10 Jahre) gewährleistet sind

und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält. Für den Nachweis der vorstehend genannten Voraussetzungen benötigen Sie ein innerbetriebliches Kontrollverfahren.
Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Sicherung (Archivierung) der elektronisch zugesandten Rechnung
Elektronische Rechnungen und steuerrelevante digitale Dokumente sind für Prüfungszwecke ständig bereitzuhalten. Diese sind zwingend während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Dies gilt auch für den E-Postbrief und De-Mail-Angebote.

Unverändert sichert nur eine ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungen den Vorsteuerabzug. Die Anforderungen haben sich durch die Neuregelung nicht vereinfacht.

Willi Kreh – Steuerberater und BankStrategieBerater, 29. November 2011
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