Steuerliche Abzugsfähigkeit von Reise- und Bewirtungskosten

Beitrag von GABAL Redaktion 07.05.2008 Kategorie(n): Allgemein Keine Kommentare

Nachstehend habe ich Ihnen die Vorschriften aufgeführt, die Sie beachten müssen, damit die Aufwendungen auch zu einem Steuervorteil führen.

Reisekosten

Unter Reisekosten fallen folgende Aufwendungen:

Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) deren Höhe sich nach der Zeit der Abwesenheit richtet. Zur Zeit gilt folgende Staffelung:

Abwesenheit unter 8 Stunden                 0,00 EUR    
Abwesenheit mindestens 8 Stunden        6,00 EUR
Abwesenheit mindestens 14 Stunden    12,00 EUR
Abwesenheit mindestens 24 Stunden    24,00 EUR

Der Nachweis muss durch eine Reisekostenabrechnung nachgewiesen werden, aus der

• das Datum der Reise,
• die Abwesenheitsdauer (Stunden und Minuten angeben),
• das Reiseziel,
• die besuchten Personen, Firmen oder Behörden,
• und der Zweck der Geschäftsreise ersichtlich sind.

Dies gilt sowohl für den Unternehmer als auch für die Mitarbeiter. Tatsächliche Verpflegungsmehraufwendungen können nicht berücksichtigt werden. Ein Vorsteuerabzug aus den Reiskostenpauschalen ist nicht möglich.

Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten, ohne Frühstück, sind durch Rechnungen nachzuweisen. Für Erstattungen dieser Kosten an Mitarbeiter muss eine Rechnung vorliegen, die auf den Namen des Unternehmens und nicht auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt ist.

Fahrtkosten
Hierbei handelt es sich um Kosten die in Verbindung mit einer Geschäftsreise stehen.  Die tatsächlichen Kosten sind durch Belege nachzuweisen (z.B. Bahnfahrkarten, Flugtickets). Hat ein Mitarbeiter oder der Unternehmer sein privates Fahrzeug für die Geschäftsreise genutzt, können 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstattet werden. Der Nachweis ist durch Aufzeichnungen des Kilometerstandes am Anfang und Ende der Geschäftsreise zu erbringen, neben den bereits oben unter Spesen aufgeführten Punkten. Aus der Kilometergeldabrechnung ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.

Weitere Kosten die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise angefallen sind
Hierbei kann es sich z. B. um folgenden Aufwendungen handeln: Taxikosten, Telefon-, Park- und Autobahngebühren. Diese Kosten sind durch entsprechende Belege nachzuweisen.

Eine gute Nachricht gibt es für Reisen die sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind. Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofes dürfen solche Reisen zukünftig aufgeteilt werden.
Das letzte Wort in dieser Angelegenheit hat jedoch der Große Senat des Bundesfinanzhofes. Bis zur Entscheidung sollten Sie bei gemischt veranlassten Reisen Einspruch einlegen und das Ruhen des Verfahrens beantragen.

Bewirtungskosten

Die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten ist bei der Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer auf 70% der Kosten begrenzt. Der Vorsteuerabzug ist zu 100% aus dem Gesamtbetrag der Bewirtungskosten möglich. Die Bewirtungskosten sind nur abzugsfähig, wenn die Bewirtung aus rein betrieblichem Anlass erfolgte, sowie ein den gesetzlichen Vorschriften erstellter Bewirtungskostenbeleg/-rechnung und ein Bewirtungskostennachweis vorliegen.

Der Bewirtungskostenbeleg bzw. die Bewirtungskostenrechnung bis zu 100 EUR muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum des Beleges bzw. der Rechnung
• Rechnung muss maschinell erstellt, registriert und mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sein
• Art und der Umfang der Leistung (genaue Bezeichnung, die Menge und den einzelnen Betrag pro Rechnungsposition – Sammelbegriffe wie „Speisen und Getränke“ werden nicht anerkannt)
• Bruttobetrag – Entgelt
• Ausweis des Umsatzsteuersatzes in %

Bei Bewirtungskosten über 100 EUR müssen zusätzlich folgende Angaben ersichtlich sein:
Für Bewirtungskostenrechnungen gilt weiterhin die Grenze von 100 EUR und nicht die allgemeine Grenze von 150 EUR für Kleinbetragsrechnungen.

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nettoentgelt – aufgeteilt nach Umsatzsteuersätzen
• Umsatzsteuerbetrag in EURO

Aus dem Bewirtungskostennachweis müssen folgende Angaben ersichtlich sein:

• Namen der Teilnehmer
• Name der bewirtenden Person (sich selbst bei Teilnehmer mit anführen)
• Anlass der Bewirtung mit genauer Angabe (Sammelbegriffe werden nicht anerkannt – wie z.B. Geschäftsbesprechung)
• Tag und Ort der Bewirtung
• Gesamtbetrag der Kosten
• Unterschrift des Bewirtenden

Stand Februar 2007

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Willi Kreh – Steuerberater
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