Steuerliche Abzugsfähigkeit von Reisekosten
Nachstehend finden Sie die Vorschriften, die Sie beachten müssen, damit die Aufwendungen auch zu einem Steuervorteil führen.
Unter Reisekosten fallen folgende Aufwendungen:
Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) deren Höhe sich nach der Zeit der Abwesenheit richtet. Zur Zeit gilt folgende Staffelung:
Abwesenheit unter 8 Stunden 0,00 EUR
Abwesenheit mindestens 8 Stunden 6,00 EUR
Abwesenheit mindestens 14 Stunden 12,00 EUR
Abwesenheit mindestens 24 Stunden 24,00 EUR
Der Nachweis muss durch eine Reisekostenabrechnung nachgewiesen werden, aus der
- das Datum der Reise,
- die Abwesenheitsdauer (Stunden und Minuten angeben),
- das Reiseziel,
- die besuchten Personen, Firmen oder Behörden,
- und der Zweck der Geschäftsreise ersichtlich sind.
Dies gilt sowohl für den Unternehmer als auch für die Mitarbeiter.
Tatsächliche Verpflegungsmehraufwendungen können nicht berück- sichtigt werden.
Ein Vorsteuerabzug aus den Reiskostenpauschalen ist nicht möglich.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten, ohne Frühstück, sind durch Rechnungen nachzuweisen. Für Erstattungen dieser Kosten an Mitarbeiter muss eine Rechnung vorliegen, die auf den Namen des Unternehmens und nicht auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt ist.
Fahrtkosten
Hierbei handelt es sich um Kosten die in Verbindung mit einer Geschäftsreise stehen. Die tatsächlichen Kosten sind durch Belege nachzuweisen (z.B. Bahnfahrkarten, Flugtickets). Hat ein Mitarbeiter oder der Unternehmer sein privates Fahrzeug für die Geschäftsreise genutzt, können 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstattet werden. Der Nachweis ist durch Aufzeichnungen des Kilometerstandes am Anfang und Ende der Geschäftsreise zu erbringen, neben den bereits oben unter Spesen aufgeführten Punkten. Aus der Kilometergeldabrechnung ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.
Weitere Kosten die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise angefallen sind
Hierbei kann es sich z. B. um folgenden Aufwendungen handeln: Taxikosten, Telefon-, Park- und Autobahngebühren. Diese Kosten sind durch entsprechende Belege nachzuweisen.
Eine gute Nachricht gibt es für Reisen die sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind. Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofes dürfen solche Reisen zukünftig aufgeteilt werden. Das letzte Wort in dieser Angelegenheit hat jedoch der Große Senat des Bundesfinanzhofes. Bis zur Entscheidung sollten Sie bei gemischt veranlassten Reisen Einspruch einlegen und das Ruhen des Verfahrens beantragen.
Willi Kreh – Steuerberater
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