Kommunikation im Projekt

Beitrag von Wolfgang Neumann 01.08.2014 Kategorie(n): Regionalgruppe Keine Kommentare

Die verschieden Studien zum Scheitern von Projekten identifizieren im Wesentlichen immer wieder die gleichen Ursachen, schlechte Kommunikation gehört auch dazu. Dabei ist die Bedeutung von Kommunikation den Projektmanagern durchaus bewusst: 85 Prozent bewerteten sie im Rahmen einer Studie als „sehr wichtig“. Aber was gehört eigentlich zu einer guten Projektkommunikation? Gegenstand der Projektkommunikation sind u. a. Projektstatus, aktuelle Probleme, drohende Risiken, Liste offener Punkte, Stakeholder und Projektmarketing. Für ein systematisches Vorgehen empfiehlt sich die Aufstellung eines Kommunikationsplanes. Soweit die Theorie, wie sieht es jedoch in der Praxis aus?

• Wird Projektkommunikation geplant und systematisch durchgeführt?
• Stehen für die Projektkommunikation ausreichend Ressourcen zur Verfügung?
• Wird Projektkommunikation auch durch Kommunikationsprofis unterstützt oder wird es ad-hoc und nach Können und Vermögen der Projektverantwortlichen durchgeführt?
• Ist die notwendige kommunikative Kompetenz und Erfahrung im Projekt vorhanden?

Das Buch Kommunikation im Projekt von Tomas Bohinc erschien im März im GABAL-Verlag und im März fand in Hannover die Kooperationsveranstaltung (GABAL RG Hannover, GPM und weitere Verbände) zum Thema „Kommunikation, ein wichtiger Erfolgsfaktor für Projekte“ statt. Diese besondere Gelegenheit verführte mich dazu, die Antworten zu den oben gestellten Fragen aus dem Buch von Bohinc und den Beiträgen der 5 Referenten der Kooperationsveranstaltung in einem Beitrag zusammenzufassen.

Um den grundsätzlichen Problemen jeder Kommunikation zu begegnen empfahl Frau Wesely u. a. die Beachtung von 3 goldenen Regeln:

1. Rückversichern, ob die gesendete Nachricht beim Empfänger die gewünschte Reaktion bewirkt.
2. Ziele, Anliegen und Beziehungskonten im Blick behalten.
3. Sinnbezüge vermitteln und Vorbild sein.

Die Theorien zur Kommunikation bilden auch bei Bohinc den Einstieg in sein Buch. Sie sollen dabei helfen, problematische Situationen zu analysieren. Kommunikationsmanagement heißt für ihn vor allem Analyse der Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder und Einrichtung der entsprechenden Kommunikationsprozesse zur Erfüllung der Bedürfnisse, beides wird in dem Kommunikationsplan zusammengeführt. Bohinc geht in einem eigenen Kapitel auf die besonderen Erwartungen des Managements und wie diesen entsprochen werden kann, ein. Das Ziel des Projektmarketings ist es, Projekte in der Organisation bekanntzumachen, um eine positive, unterstützende Stimmung zu schaffen. 

Kein Projekt ohne Veränderungen! Über die Notwendigkeit und den Nutzen der Veränderungen müssen die Betroffenen nicht nur informiert, sondern auch davon überzeugt werden. Dieser Aspekt bildete den Schwerpunkt der Praxisvorträge von AOK und VW (mit dem GPM-Award ausgezeichnetes Projekt). 

Ein wesentliches Ziel, dass von VW mit dem Bau einer neuen Fabrikhalle in Kassel verfolgt wurde, war die Steigerung der intrinsischen Motivation. Dies durch die Gestaltung der Halle und eine ansprechende Gestaltung der Arbeitsplatz zu erreichen klang  ungewöhnlich. Erreicht wurde das Ziel durch die Einbindung der Arbeiter bereits in der Konzeptionsphase und durch „Einatmen der Situation vor Ort“ durch die Projektleitung. 

Die erfolgreiche Umorganisation von 110 Arbeitsplätzen gelang bei der AOK, weil die unmittelbare, persönliche Kommunikation im Mittelpunkt des Projektes stand. Wesentliche Erfahrungen waren u. a.:

• Offenheit als Weg zum Vertrauen =[gt] Erfolg
• Sei schneller als der Flurfunk
• Verbindliche Terminsetzung
• Ohr bei den Mitarbeits haben, Gerüchte sofort aufnehmen

Das Modell „Trauma der Veränderung“ wurde genutzt, um die Situation der einzelnen und aller Betroffener transparent zu machen. Dies war dann ein weiterer Einstieg in persönliche Gespräche.
In dem Praxisbericht der Telekom zum Projekt „Smart Metering“ (ebenfalls mit einem GPM-Award ausgezeichnet) wurde die regelmäßige Kommunikation im Team, die durch gezielte Teamentwicklung  gefördert wurde, hervorgehoben. Die aus dem Projekt gewonnenen „Lessons Learned“ wurden konsequent (was selten erfolgt!) verfolgt: Sie wurden systematisch erfasst, offen kommuniziert, die dauerhafte Umsetzung der Verbesserungen durch ein eigenes Projekt gesichert. 

Bohinc befasst sich in einem eigenen Kapitel mit der Fähigkeit gut kommunizieren zu können, der Kommunikationskompetenz:

• Verständliche Texte sind einfach, gut gegliedert, prägnant und wecken das Interesse des Lesers.
• Die Texterstellung erfolgt in 3 Schritten: Entwerfen – Ausformulieren – Verbessern.
• Die unterschiedlichsten Kommunikationssituationen haben in Projekten immer ein Ziel und sollten bewusst in 6 Schritten ablaufen: Eröffnung – Ziele definieren – Inhalte bearbeiten – Ergebnisse zusammenfassen – Maßnahmen festlegen – Abschluss.

Das Buch von Bohinc und die Praxisberichte geben zahlreiche Hinweise auf die Gestaltung der Projektkommunikation. Buch und Praxisberichte geben jedoch nur wenige Antworten auf die eingangs gestellten Fragen: Welches sind die immer gleichen Ursachen schlechter Kommunikation? Wird Projektkommunikation nicht geplant, fehlen qualifizierte Ressourcen, fehlt es an Kommunikationskompetenz, werden mit den gewählten Kommunikationswegen die Betroffenen erreicht? Worauf muss bei der Projektkommunikation besonders geachtet werden?

Im Buch habe ich den Bezug zu diesen praktischen Fragen und bei den Praxisvorträgen einen systematischen Überbau vermisst.

Wolfgang Neumann
3. April 2014