Die Informationsflut bewältigen

Beitrag von Erna Theresia Schäfer 12.05.2013 Kategorie(n): Allgemein Keine Kommentare

Die Informationsflut erschwert in vielen Büros schon heute die tägliche Arbeit. Sie unterbricht, löst Zeitdruck, Stress und Monotonie aus. Die technischen Möglichkeiten erlauben ständigen Zugriff und auch Erreichbarkeit über PC, Tablet oder Smartphone. Unterbrechungen lenken ab, es kommt zu spontanen Prioritäten, was sich auf die Planungssicherheit auswirkt. Seminare zum Schnell Lesen sind ein Ansatz, das Mehr an Informationen zu überwinden. Doch besonders der Umgang mit Infos wird mehr und mehr zur Schlüsselkompetenz für effektive Arbeitsprozesse.

Rositta Beck-Rappen, Inhaberin von denkvorgang rät zur Informationsdiät. Reflektieren Sie, mit welchen Informationen Sie sich während der letzten Arbeitstage befasst haben. Dann stellen Sie einmal die Mitteilungen gegenüber, mit denen Sie sich hätten befassen müssen, um weiterhin Experte in Ihrem Arbeitsbereich zu sein. Gibt es hier eine Lücke?

Dem Anspruch, die wachsende Anzahl von Informationen innerhalb der selben Arbeitszeit zu bewältig, werden Sie einerseits auf der Verhaltenseben (konsequentes Treffen von Entscheidungen, Auswahl der Informationskanäle) und andererseits auf der Organisationsebene (stimmiges digitales und haptisches Ablagesystem) am ehesten gerecht.

Selbstdisziplin ist mehr und mehr gefragt. Ein jeder ist gefordert abzuwägen, vor welchem Ziel sich durch das Lesen, die Weitergabe oder Archivierung von Informationen lohnt. Ist es einfach nur persönliches Interesse statt betriebliche Notwendigkeit? Steht das Ziel fest, sollten Sie sich auf Ihren Bedarf, Ihre Fragen fokussieren und dabei bereits Bekanntes auslassen.

Im Informationsdschungel gilt es, die Anzahl (Achtung bei unaufgeforderter Zusendung) erhaltener Newsletter oder Fachzeitschriften auf wichtige Quellen zu begrenzen. Melden Sie sich von Newslettern mit geringer Informationsqualität ab. Innerbetrieblich lassen sich Informationsqualität und Prägnanz als Exzerpte eher einfordern. Dabei bieten E-Mails mit umfangreichen Dateianhängen die höchsten Einsparpotenziale. Es gehört Entschlossenheit dazu, eine andere Informationskultur beispielsweise bei übergroßen Verteilern anzusprechen.

Neues nehmen Sie über die Umgebungsgestaltung (Lichtverhältnisse, unterbrechungsfreies Arbeiten in der „stillen Stunde“) und Berücksichtigen der eigenen Leistungskurve leichter auf. Bündeln Sie das Bearbeiten der Eingangspost auf einmal und den Abruf von E-Mails beispielsweise auf täglich zwei bis drei Abrufe. Entscheiden Sie durch Abarbeiten an einem Stück nach der Einmal-Regel. Dazu stellen Sie sich zu jeder Information, die Fragen: 1. kann die Information gelöscht oder vernichtet werden? Falls ja, sofort löschen, falls nein folgt die 2. Frage: Kann sie delegiert werden? Falls ja, sofort veranlassen, falls nein folgt die 3. Frage: Hat die Information eine gesetzliche oder innerbetriebliche Aufbewahrungsfrist? Falls ja, wird die Information entsprechend den Ablageregeln (Ablageplan, Konvention Dateinamen, Aufbewahrungsfrist) verfügbar gemacht. Jetzt bleibt nur noch die 4. Frage: Ist mit dieser Information eine Aufgabe verbunden, die höchstens drei Minuten Erledigungszeit benötigt? Dann erledigen Sie diese Aufgabe sofort. Im anderen Fall tragen Sie sich diese Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste mit Dauer ein. Die Unterlagen hierzu halten Sie über ein Wiedervorlagesystem (Hängemappe, Pultordner) griffbereit. Den Absender sollten Sie über den etwaigen Erledigungsraum informieren, damit eine Nachfrage nicht gleich wieder zu Neuem Volumen beiträgt.

Die Dauer ist insofern wichtig, als Ihre Aufgabenliste maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit umfassen sollte. Die übrigen 40 % füllen sich durch Unterbrechungen und Neues von selbst. Insofern ist auch sich informieren eine Aufgabe, für die Zeit eingeplant werden muss. Dazu eignen sich auch Reisezeiten mit der Bahn/dem Flugzeug. Ihre Aufgaben listen Sie täglich(!) auf und nummerieren sie dann nach Priorität. Frei nach Ivy Lee beginnen Sie mit Nummer zwei erst, wenn Nummer eins Ihrer Liste erledigt ist, mit Nummer drei, wenn zwei erledigt ist, … Softwareseitige Hilfen bieten beispielsweise Outlook oder auch kostenlose Anbieter wie Evernote (www.evernote.com), Remember the Milk (http://www.rememberthemilk.com), Toodledo (http://www.toodledo.com) für PC, Tablet oder Smartphones.

Tipps zum Umgang mit Informationsflut

1. Sie befassen sich nur mit Informationen, die im Zusammenhang mit einem Ziel stehen.

2. Sie kennen Ihren Informationsbedarf und haben in Ihrer Tagesplanung Zeit für die Informationsbearbeitung berücksichtigt.

3. Eine Aufgabenliste bietet Ihnen Überblick über Prioritäten, Erledigungsstand und die Möglichkeit der Volltextrecherche.

4. Sie haben die Anzahl der Newslettern und Abonnements auf die mit geeigneter Qualität und Quantität reduziert. Sie fordern Informationsqualität und Informationsdiät (nur relevante Verteiler) ein.

5. Ein transparentes Ablage- und Wiedervorlagesystem für Papier und PC schafft Zugriff für alle Beteiligten ohne Nachfragen (Holprinzip).

Weitere Informationen unter www.denkvorgang.com