Grundlagen der Projektarbeit
Wie schnell führt in der Praxis eine Idee zu einem Auftrag, der sich bei näherer Betrachtung als umfangreich herausstellt:
- Die Unterstützung von Dritten wird benötigt.
- Die verfügbare Zeit reicht schon heute für das Tagesgeschäft
nicht aus. Welche Aufgaben können zurückgestellt werden?
- Über ein Kostenbudget wurde nicht gesprochen.
- Der Auftrag ist nicht exakt spezifiziert. Was soll das genaue Ergebnis sein?
- Wie sollen die Betroffenen anderer Funktionen eingebunden werden?
- Welche Unterstützung kann vom Auftraggeber erwartet werden?
Mag auch nicht jede Übertragung einer größeren Aufgabe so ungeplant erfolgen, so ist es ein eindeutiges Zeichen dafür, dass ein Projekt mit allen Konsequenzen aufgesetzt werden sollte, wenn sich diese Fragen so stellen. Trotz aller Euphorie für das Projekt, sollten Sie an die alte Projektleiterweisheit denken, die da lautet:
„Sage mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie dein Projekt endet.“
Wenn am Anfang keine soliden Grundlagen gelegt werden, so ist es nicht verwunderlich, wenn es erhebliche Schwierigkeiten bei der Durchführung eines Projektes gibt oder das angestrebte Ziel nicht erreicht wird.
In der täglichen Unternehmenspraxis stellen sich daher zum Projektbeginn Fragen wie:
- Wann wird ein Vorhaben eigentlich zu einem Projekt?
- In welchen Abschnitten soll das Projekt bearbeitet werden?
- Wer übernimmt welche Aufgaben?
- Welche Ziele werden verfolgt und welche Kostenbudgets stehen zur Verfügung?
- Ist dafür ein Projektauftrag erforderlich?
- Wird dafür ein Lastenheft bzw. ein Pflichtenheft gebraucht?
- Was sind Mindestvoraussetzungen für einen erfolgreichen
Projektstart?
- Welche Erfolgsfaktoren sind zu Beginn von Projekten zu berücksichtigen?
Fazit: Häufig werden leichtfertig, ohne gründliche Vorbereitung, Aufgaben mit Projektcharakter übertragen bzw. übernommen. Ein Projekt ist wie eine Expedition. Man weiß nicht, welchen Gefahren man unterwegs ausgesetzt ist und wo man letztlich landet. Deshalb ist die deutliche Empfehlung, auf „Fallen“ zu achten, die bei der Projektdurchführung auf einen warten können.
Dabei sind natürlich in jeder Organisation andere Voraussetzungen gegeben. In manchen bestehen (und werden auch eingehalten) gewisse Standards wie Pflichtenheft/Projektauftrag/Projektphasen mit Gates, in anderen besteht eine solche Projektkultur noch nicht.
Ein besonderer Fokus liegt darauf,
• für die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten zu sensibilisieren,
- das Bewusstsein dafür zu schärfen, dass präzise Projektziele und eine fundierte Ressourcenplanung die Schlüssel zum Projekterfolg sind,
- zu verstehen, dass die konsequente Einhaltung von strukturiertem Vorgehen nicht als Behinderung der Arbeit empfunden wird, sondern eine Voraussetzung ist für erfolgreiche Projekte.
Was ist ein Projekt?
Definition nach DIN 69901-5:
Ein Projekt (projectum = „das nach vorne Geworfene“) ist ein Vorhaben, dass im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.
- Zielvorgaben
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- projektspezifische Organisation
- weitere mögliche Merkmale eines Projektes
– Eindeutige Aufgabenstellung
– Bestehend aus Teilaufgaben
– Interdisziplinarität
Gemäß diesem Verständnis werden Aufgaben der Grundlagen-forschung, Fließbandfertigung, Serviceleistungen und Einzeltätigkeiten nicht als Projekte verstanden.
Management umfasst generell die Planung, Überwachung und Steuerung einer Aufgabe und der Institutionen, die diese Aufgabe durchführen. Unter Projektmanagement werden daher alle Aufgaben der Planung, Überwachung und Steuerung sowie Institutionen (Organisationseinheiten) verstanden, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes verbunden sind.
Warum ein Projekt?
Die Erfahrungen zeigen, dass durch systematisches Management der Projektaufwand verringert und die Projektdauer verkürzt werden kann, weil durch die geordnete Vorgehensweise die Chance auf einen erfolgreichen Abschluss erhöht wird. Bei folgenden Kriterien machen Projekte Sinn:
- Komplexität der Aufgabe
Die Komplexität des Problems kann darin liegen, dass es eine Vielzahl von Lösungswegen gibt, deren Erfolg zu P Projektbeginn unbekannt ist.
- Zielkonflikte
Das Ziel kann bei genauer Analyse widersprüchliche Teilziele enthalten.
- Unbekannte Lösung
Es herrscht zwar Einigkeit über das Ziel, aber die Lösung ist unbekannt.
- Bereichs-/fachübergreifende Zusammenarbeit
Eine Funktion allein kann die interdisziplinäre Aufgabe nicht lösen.
- Einmaligkeit
Die Aufgabenstellung stellt sich erstmals, eine Wiederholung ist nicht zu erwarten.
Wann wird eine Aufgabe zu einem Projekt?
Hierzu werden in den Organisationen unterschiedliche Kriterien zugrunde gelegt. Solche Kriterien können z. B. sein:
- Klare und messbare Ziele
- Anfangs- und Endtermin
- Einmaligkeit
- Komplexe Handlungsabläufe
- Begrenzte Ressourcen
- Risikobehaftet, strategisch, politisch
Dafür müssen diese quantitativen Voraussetzungen gegeben sein:
- Plankosten: [gt] 50.000 € pro Jahr
- Laufzeit: 6 bis 18 Monate
- Beteiligte Einheiten: mind. 2 Ressorts
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