Pyramidales Strukturieren und Visualisieren

Think Twice: Erfolgreich präsentieren und kommunizieren

Es kommt eine Mail herein. Der Kollege aus der Finanzabteilung fragt nach dem Sommerurlaub und berichtet von dem Projekt, dass das Team noch abgeschlossen hat, bevor alle in den Urlaub gegangen sind. Schnell ist die Mail überflogen und landet wegen fehlender Dringlichkeit im Papierkorb. Kennen Sie das auch?

Dann kennen Sie auch das dumme Gefühl, wenn Sie den letzten Satz überlesen haben, in dem der Kollege ganz zum Schluss mitteilt, dass kurzfristig ein Meeting für den Nachmittag einberufen wurde. Sie verpassen das Treffen natürlich. Um selbst solche Fettnäpfchen in der Kommunikation zu vermeiden, kann Ihnen das pyramidale Strukturieren helfen. Denken Sie vor dem Abschicken der Mail einfach noch einmal darüber nach, was Sie wirklich sagen möchten.

Die Perspektive des Gegenüber einnehmen

„Anstatt von den Details auszugehen und vom Unwesentlichen zum Wesentlichen zu schreiten, beginnt eine Präsentation oder E-Mail mit dem wichtigsten Aspekt für die jeweiligen Empfänger: der Kernbotschaft“, sagt Johannes Kochs. Der Präsentations- und Vortragscoach ist seit 2014 auch Mastertrainer im Bereich Pyramidales Denken und Kommunizieren für die Deutsche Bahn AG, DB Training, Learning & Consulting, und kennt die Fallen in der beruflichen Kommunikation. Mails werden einfach heruntergeschrieben, Präsentation so gestaltet, dass möglichst viel Wissen vorgezeigt wird.

Erfolgreich präsentieren funktioniert aber nach einem anderen Muster: Der Vortragende muss aus seiner eigentlichen Arbeitsumgebung aussteigen und genau überlegen, was den Kollegen im Rahmen des Vortrages wichtig ist. Das ist wahrscheinlich nicht die komplette Chronologie eines Projektes und auch nicht alle technischen Skizzen und Tabellen mit Materialplanung und dem Personalplan.

Das pyramidale Strukturieren setzt die Kernbotschaft an den Anfang und die könnte lauten:

• Das sind die Pros und Contras für die Einführung des neuen Produkts.
• Die Sitzung wurde verschoben. Hast du morgen gegen 14 Uhr Zeit?
• Unser Projekt befindet sich aktuell in diesem Stadium und benötigt an diesen Punkten noch Unterstützung.

Prozessorientiert vs. Ergebnisorientiert

„Der Empfänger erhält die für ihn relevante Information sofort und kann durch das schrittweise Abnehmen der Wichtigkeit vom Wesentlichen hin zu den Details selbst entscheiden, wann sein Informationsbedarf gestillt ist“, so Kochs. Das ist der große Unterschied zu fachinternen Gesprächen. Sprechen technische Leiter miteinander und möchten ein neues Verfahren durchsprechen, dann gehen sie prozessorientiert vor. Sie beginnen an Punkt A und enden am Ende des Verfahrens. So können alle einzelnen Schritte durchdacht und fehlende Details erkannt werden. Schreibt man nach diesem Muster Mails oder gestaltet so seine Präsentationen, kommt es zu Missverständnissen, zeitraubenden Nachfragen und einer nicht-zielorientierten Kommunikation.

In seinem Ratgeber „Pyramidales Strukturieren und Visualisieren“ gibt der Rhetorik-Coach Kochs wertvolle Tipps für erfolgreiches Präsentieren und Kommunizieren. Von einfachen Regeln wie das Verwenden von Kürzeln im E-Mail-Betreff (NRE „No reply expected“) bis hin zu den wichtigsten 4 Designprinzipien für ein erfolgreiches Präsentieren findet sich ein breites Angebot an Informationen, die Fach- und Führungskräften im beruflichen Alltag helfen.

Roter-Reiter-Fazit:

Ein wertvoller Ratgeber, der in die zwei Teile „Pyramidales Strukturieren“ für den Arbeitsalltag und „Pyramidales Visualisieren“ für erfolgreiches Präsentieren aufgebaut ist. Viele Übungen und Tabellen machen das Buch zu einem praktischen und übersichtlichen Begleiter.

Christiane Kürschner